SATINALMA

Bir ürün veya hizmeti liste veya etiket fiyatının altında alma çabasına satınalma denir. Buradaki “çaba”, bir takım prosedürlerden oluşur ve hepsi bir araya geldiğinde satınalma koşulları oluşmuş demektir.

Satınalma departmanının organizasyondaki yeri, bu birimi kontrol edecek diğer bir birime veya kişiye direkt olarak bağlı olacak şekildedir, ki bu profesyonel yönetilen şirketlerde genellikle genel müdürdür, aile şirketlerinde patrondur.

Satınalmacının görevini etkin yapabilmesi için bazı özelliklere haiz olmasında fayda vardır. Bunlar; psikoloji bilgisi, numerik bilgi, piyasa bilgisi, yabancı dil bilgisi, araştırmacı kişilik ve satıştan gelmesidir. Psikolojik bilgiden kasıt, kendini ve diğer insanları doğru ve hızlı bir şekilde tanıyacak şekilde teknik bilgi donanımıdır. Bunu çeşitli psikoloji kitaplarından edinebilir. Numerik bilgi, rakamlarla arasının iyi olmasını ifade eder. Satınalma anında pazarlık sözkonusuysa, hemen orada kafasından hızlı bir şekilde bazı hesaplamaları yapıp ona göre pazarlığını yapması önemlidir. Satınalmacı satınaldığı ürün ve hizmetler hakkında piyasa bilgisi olması gerekir ve bu bilgilerini belli periodlarda güncellemelidir. Gerek bildiği, gerekse bilmediği konular hakkında satınalma yaparken öncelikle satınalacağı ürün ve hizmetler hakkında teknik bilgi ve gerekli diğer bilgileri öğrenmesi, ardından teradikçi havuzu oluşturmak için araştırma yapması gerekmektidr. Bu araştırma ne kadar derin olursa satınalma o kadar sağlıklı ve bilinçli yapılmış olur. Satınalmacının daha önceki kariyerinde satış yapmış olması da çok önemli bir avantajdır. Özellikle sıcak satıştan geliyor olması, masanın iki yanını da bilmesini sağlar.

Satınalmanın tarifini yaparken değindiğimiz çaba ve bunu oluşturan prosedürler şunlardır; ihtiyaç tespiti, araştırma, bilgi toplama, tedarikçi havuzu oluşturma, tedarikçi kıyaslama, satınalma. Öncelikle neye ihtiyacımız olduğunu tesit etmek gerekir. Bu ürün veya hizmet olabilir. Ardından miktarını ölçmemiz gerekir, gerekenden fazla veya az satınalma yapmamak için. Satınalacağımız şey hakkında araştırma yaparak kendimizi konuyla ilgili bilgiyle donatmış oluruz ve bu sayede satınalacağımız ürün veya hizmet bilgisine vakıf olarak tedarikçilerle görüşme ve onları yönlendirmemizi ona göre yaparız. Bilgi bakımından hazır olduğumuzda ihtiyacımız olan ürün veya hizmeti bize sağlayabilecek kapasitedeki tedarikçileri bulup bunlarlara görüşme aşaması başlar. Görüşmeler bittiğinde birbirleriyle kıyaslanır ve en uygun olanı seçilerek pazarlık aşamasına gelinir ve ardından satınalma gerçekleştirilir.

Satınalmanın kriterleri nelerdir? Satınalma 3 kritere göre yapılır. Bunlar; Kalite, Maliyet ve Termin’dir. Bu üçüne kısaca KMT denir. Satınalmacı kendisinden istenen ürün veya hizmeti istenen kalitede, maliyette ve terminde yani teslim süresinde satınalmak durumundadır. Şirketin tercihine göre bu üç kriterden biri, ikisi veya hepsi birden seçilerek satınalma yapılması istenebilir. Satınalmacının içine sinmesede, kendisine belirtilen kriterlerde satınalmayı yapması zorunludur.




Satınalmada pazarlık başlı başına ele alınması gereken bir konudur, burada kısaca değineceğiz. Pazarlık yapanın pazarlıkla ilgili bilmesi gereken belli başlı 3 başlık vardır. Bunlar; en iyi satınalma yoktur, optimum satınalma vardır, herkesle pazarlık yapılmaz, tedarikçiye asla zarar ettiremezsin. Pazarlık bu bilinç ve çerçevede yapıldığında pazarlık olur. Hiçbir satınalma kıyasları konulmadan “en iyi satınalma” olarak değerlendirilemez. Değerlendirme konusu satınalınan şeyin ihtiyaca uygunluğu, KMT kriterlerine uygunluğu ve kalite/performanse değerinin yüksekliğiyle ölçülür. Bazı tedarikçiler hiçbir koşulda sizinle veya bir başkasıyla pazarlık yapmazlar. Nerden geldiğiniz, ne kadar alacağınız onları ilgilendirmez. “Tok satıcı” dediğimiz türden satıcılardır onlar. Pazarlık sonucunda ne kadar yüksek oranda indirim alırsanız alın, sakın tedarikçiyi zarara uğrattığınızı düşünmeyin. Bu asla mümkün değildir. Minimum da olsa, tedarikçi mutlaka kar etmiştir.

Tedarikçi değerlendirmesi, satınalma kadar önemli bir konudur. Sadece alımdan önce değil, alımdan sonra da değerlemenin sürmesi gerekir. Aksi taktirde ilgili tedarikçiden uzun vadede satınalma kararını sağlıklı olarak veremeyiz. Bunun için ilk önce yüzyüze görüşme şarttır. Satınalma yapacığınız tedarikçiyle mutlaka tanışmalısınız, alacağınız şeyin miktarı ne olursa olsun. Mekanını incelemeli, teknik yeterliliğini düşünmeli, referanslarını kontrol etmeli, benzerleriyle karşılaştırmalısınız. Bütün bunların sonucunu gördükleriniz ve tanıştığınız muhattaptan aldığınız izlenimlerle birleştirerek, ilgili tedarikçi hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Asla kulaktan dolma bilgilerle satınalma yapmayınız.

Satınalmacının denetlenmesi, organizasyonda bağlı bulunduğu kişi veya departman tarafından gerçekleştirilmelidir. Eğer genel müdüre bağlıysa, geçmiş teklifler irdelenmeli, randomize olarak fiyat ve/veya vadeye mdühale edilmeli, satınalma konularından bazılarından anlayan başka birilerinin şirkette istihdam edilmesi bu denetlemenin bazılarını oluşturur.